Privacy policy

How IBAI handles your information.

Last updated 23 October 2026.

Baca dalam Bahasa Indonesia

Kebijakan ini menjelaskan cara IBAI menangani data pribadi melalui www.ibai.or.id dan kegiatan keanggotaan, acara, serta komunikasi terkait.

1. Pihak yang bertanggung jawab

Perkumpulan Asosiasi Bisnis Italia di Indonesia, dikenal sebagai Italian Business Association in Indonesia (IBAI), adalah organisasi yang bertanggung jawab atas pemrosesan ini. IBAI merupakan perkumpulan Indonesia yang berkedudukan di Jakarta Pusat, dengan pengesahan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia melalui keputusan AHU-00525.60.10.2014, tanggal 24 September 2014.

Alamat korespondensi: C/o Istituto Italiano di Cultura Jakarta, Jl. HOS Cokroaminoto No. 117, Menteng, Jakarta 10310, Indonesia.
Kontak privasi: ibai@ibai.or.id.

2. Data yang dikumpulkan dan tujuannya

  • Newsletter: alamat email serta nama depan dan perusahaan jika Anda memilih menambahkannya. Data dikirim ke EmailOctopus untuk mengelola langganan, menyesuaikan komunikasi, serta mencatat sumber pendaftaran dan status langganan. Konfirmasi email atau double opt-in diaktifkan: konfirmasikan email sebelum menerima newsletter. Pendaftaran tidak menjadikan Anda anggota IBAI atau pelanggan publikasi khusus anggota.
  • Permohonan keanggotaan: jenis keanggotaan, nama, email, jabatan atau profesi, lokasi, perusahaan untuk permohonan perusahaan, serta nomor telepon dan minat jika diisi. Waktu pengiriman, persetujuan dan nomor referensi juga disimpan untuk meninjau dan menindaklanjuti permohonan. Kolom wajib ditandai pada formulir; tanpa data tersebut permohonan tidak dapat diproses.
  • Minat menghadiri acara: email, acara yang dipilih, waktu pengiriman, persetujuan dan nomor referensi, hanya untuk tindak lanjut acara tersebut. Ini bukan pemesanan tiket, konfirmasi kehadiran atau pendaftaran newsletter.
  • Pendaftaran acara dan administrasi anggota: data yang diberikan langsung kepada IBAI atau melalui Google Form RSVP terkait, termasuk kontak, keanggotaan, kehadiran dan informasi penagihan atau pembayaran yang diperlukan. Situs ini sendiri tidak mengumpulkan data kartu pembayaran.
  • Pertanyaan: kontak dan informasi yang dikirim melalui email atau WhatsApp untuk menjawab permintaan dan membahas layanan atau sponsorship terkait.
  • Pengoperasian situs: penyedia hosting memproses data teknis permintaan, termasuk informasi jaringan, perangkat, peramban dan keamanan, untuk menyediakan dan melindungi situs. Analitik opsional dijelaskan di bawah.

Data juga dapat berasal dari perusahaan Anda atau orang yang mengurus permohonan atau acara atas nama Anda. Berikan hanya data yang diperlukan. Jangan kirim dokumen identitas, data kesehatan atau data sensitif lainnya kecuali diminta secara khusus melalui saluran yang sesuai.

Status pengiriman formulir saat ini: permohonan anggota dan minat acara disimpan dalam database situs. Brevo mengirim notifikasi permohonan ke IBAI dan tanda terima ke pemohon, serta notifikasi minat acara ke IBAI. Notifikasi yang gagal tetap tersimpan untuk percobaan ulang terkendali. Tanda terima di layar mengonfirmasi penyimpanan, bukan pengiriman email, persetujuan keanggotaan atau pendaftaran acara. Hubungi ibai@ibai.or.id untuk tindak lanjut.

3. Dasar pemrosesan

Persetujuan Anda menjadi dasar langganan newsletter, informasi tentang acara tertentu dan analitik opsional. Permohonan dan permintaan layanan diproses untuk mengambil langkah yang Anda minta sebelum suatu perjanjian serta mengelola keanggotaan atau layanan. Catatan tertentu juga diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum atau akuntansi. Jika berlaku, kepentingan sah untuk menjawab pertanyaan, mengamankan sistem dan mendokumentasikan kegiatan perkumpulan dipertimbangkan secara seimbang dengan privasi dan hak Anda.

Mengunjungi situs bukan persetujuan pemasaran. Pilihan newsletter, informasi acara dan analitik terpisah. Persetujuan dapat ditarik kapan saja tanpa memengaruhi pemrosesan sebelumnya yang sah. Permohonan anggota ditinjau oleh tim; situs tidak membuat keputusan keanggotaan secara otomatis.

4. Pilihan komunikasi

Berhenti berlangganan melalui tautan dalam newsletter atau email IBAI. Nama depan dan perusahaan bersifat opsional. Untuk menghentikan informasi acara tertentu, sebutkan nama acaranya kepada IBAI. Berhenti berlangganan newsletter tidak menghapus permohonan anggota atau menghentikan pesan administratif penting tentang keanggotaan, pemesanan atau permintaan yang ada.

Layanan email dapat mencatat pengiriman, kegagalan pengiriman dan penghentian langganan. Jika diaktifkan untuk suatu kampanye, layanan tersebut juga dapat mencatat pembukaan email dan klik tautan untuk mengevaluasi interaksi. Pilihan analitik situs tidak mengendalikan pelacakan dalam email. Hubungi kami mengenai catatan tersebut atau berhenti berlangganan jika tidak lagi menginginkan komunikasi.

5. Cookie dan analitik opsional

Google Analytics 4 dimuat hanya setelah Anda menerima analitik. Layanan ini mengukur kunjungan halaman, klik tautan utama, awal pengisian formulir dan permintaan yang berhasil disimpan, beserta informasi perangkat, peramban dan jaringan. Pengukuran tersebut bukan bukti konfirmasi email newsletter atau penyelesaian RSVP eksternal. Peristiwa analitik khusus kami tidak menyertakan isi formulir atau nomor referensi; tag menghilangkan parameter kueri dan fragmen URL halaman. Sinyal iklan Google dan personalisasi iklan dinonaktifkan.

Menolak analitik tidak membatasi akses ke konten atau formulir. Gunakan Cookie settings pada footer untuk mengubah pilihan. Penarikan persetujuan menghentikan pengumpulan berikutnya dari peramban tersebut dan menghapus cookie Google Analytics milik situs ini; data yang telah diterima Google tidak otomatis terhapus.

Pilihan disimpan dalam peramban hingga 180 hari. Cookie analitik dikonfigurasi hingga 180 hari. Penyimpanan sesi sementara mencegah penghitungan interaksi ganda. Hosting dapat memakai cookie teknis atau keamanan yang diperlukan. Perlindungan formulir memakai penghitung jaringan sementara; penghitung permohonan anggota dan minat acara memakai pengenal yang di-hash dalam jendela 15 menit, dengan entri kedaluwarsa dihapus pada pengiriman berikutnya. Pembatasan newsletter memakai memori server sementara.

Lihat kebijakan privasi Google. Menghapus penyimpanan atau berganti perangkat maupun peramban dapat memerlukan pilihan ulang.

6. Penerima data

Akses dibatasi kepada staf IBAI, pengurus dan penyedia layanan yang berwenang serta membutuhkan data untuk tugasnya. Situs memakai ChatGPT Sites dan infrastruktur Cloudflare untuk hosting dan database, EmailOctopus untuk langganan newsletter situs, Brevo untuk email notifikasi transaksional, serta Google Analytics untuk pengukuran yang disetujui. IBAI juga memakai Google Workspace untuk email, dokumen dan administrasi. Kegiatan mailing IBAI yang terpisah dapat memakai Mailchimp; formulir newsletter situs mengirim data ke EmailOctopus, bukan ke kedua layanan.

Data terkait dapat dibagikan kepada tempat acara, penyelenggara bersama, penasihat, penyedia pembayaran atau akuntansi jika diperlukan untuk kegiatan Anda, atau kepada otoritas jika diwajibkan hukum. Sponsorship saja tidak memberi sponsor hak atas data pelanggan newsletter atau pemohon. IBAI tidak menjual data pribadi.

Layanan cloud tersebut dapat memproses data di luar Indonesia. Pemrosesan lintas negara harus memenuhi ketentuan transfer yang berlaku, melalui tingkat pelindungan memadai, pelindungan mengikat yang sesuai atau, jika disyaratkan hukum, persetujuan Anda. Hubungi IBAI untuk informasi tentang penyedia dan pelindungan yang relevan bagi data Anda.

7. Masa penyimpanan

Data digunakan untuk kegiatan di atas dan disimpan berdasarkan tujuan, pilihan Anda serta ketentuan hukum yang berlaku.

  • Newsletter: selama berlangganan. Catatan terbatas penghentian langganan atau suppression dapat tetap disimpan agar Anda tidak didaftarkan kembali tanpa kehendak dan untuk membuktikan pilihan Anda.
  • Permohonan situs, minat acara dan notifikasi tertunda: saat ini tidak memiliki penghapusan otomatis dan tetap tersimpan sampai IBAI menghapusnya secara manual. Anda dapat meminta penghapusan atau menarik persetujuan informasi acara melalui kontak privasi.
  • Catatan keanggotaan dan kehadiran terpisah: pedoman penyimpanan IBAI yang sudah ada mencakup masa keanggotaan ditambah hingga lima tahun, atau hingga lima tahun setelah acara. Kewajiban akuntansi, sengketa atau ketentuan hukum dapat memerlukan penyimpanan lebih lama.
  • Analitik: masa pilihan dan cookie dijelaskan di atas. Data yang sudah dikirim ke Google mengikuti pengaturan retensi properti Analytics; kedaluwarsa cookie tidak dengan sendirinya menghapus data tersebut.

Penghapusan permohonan situs dan penghentian newsletter merupakan tindakan terpisah. Salinan cadangan penyedia dapat tetap ada sampai siklus penggantiannya. Jika hukum membatasi penghapusan, kami akan menjelaskan alasan dan membatasi penggunaan sebagaimana mestinya.

8. Profil publik dan foto acara

Profil perusahaan berisi nama, logo, situs dan deskripsi usaha yang ditujukan untuk publikasi. Anggota individu tidak dicantumkan dalam direktori perusahaan publik. Foto dan laporan acara mendokumentasikan kegiatan perkumpulan serta dapat dimuat pada situs dan komunikasi IBAI. Materi publik dapat diakses di seluruh dunia dan diindeks mesin pencari.

Untuk koreksi profil atau peninjauan foto, kirim URL halaman dan gambar atau acara terkait ke IBAI. Permintaan akan dinilai berdasarkan hukum yang berlaku, keadaan Anda dan alasan sah untuk mempertahankan catatan. Kami tidak dapat mengendalikan salinan yang telah dibuat pihak ketiga independen.

9. Hak dan keamanan

Berdasarkan hukum pelindungan data yang berlaku, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda dapat meminta informasi pemrosesan, akses dan salinan, koreksi, penghapusan, penarikan persetujuan, pembatasan atau penghentian pemrosesan, serta portabilitas jika berlaku. Anda dapat mengajukan keberatan atas keputusan yang memenuhi kriteria dan semata-mata otomatis, menyampaikan pengaduan serta menempuh upaya hukum yang tersedia.

Kirim permintaan ke ibai@ibai.or.id, beserta alamat email yang dipakai dan referensi acara atau permohonan jika tersedia. Kami dapat meminta informasi verifikasi identitas yang proporsional. Permintaan ditangani dalam batas waktu hukum yang berlaku; pembatasan yang sah akan dijelaskan. Anda juga dapat mengadu kepada otoritas berwenang atau menempuh upaya hukum.

Kami memakai kontrol akses dan penanganan formulir pada server untuk melindungi data. Tidak ada sistem daring yang sepenuhnya aman. Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, IBAI wajib memberi pemberitahuan kepada pihak terdampak dan otoritas berwenang jika disyaratkan hukum. Situs ditujukan bagi profesional dewasa; hubungi kami jika seorang anak telah mengirimkan data agar dapat ditangani sebagaimana mestinya.

10. Layanan eksternal dan perubahan

Google Forms, WhatsApp, situs anggota dan tujuan eksternal lain memiliki pemberitahuan privasi sendiri. Data pada formulir yang dikelola IBAI tetap menjadi tanggung jawab IBAI; pemrosesan terpisah oleh platform diatur oleh pemberitahuannya.

Kebijakan diperbarui jika kegiatan terkait berubah, dengan pemberitahuan tambahan atau permintaan persetujuan jika diwajibkan. Tanggal pembaruan tercantum pada bagian atas halaman.

This policy explains how IBAI handles personal information through www.ibai.or.id and related membership, event and communication activities.

1. Who is responsible

Perkumpulan Asosiasi Bisnis Italia di Indonesia, known as the Italian Business Association in Indonesia (IBAI), is the organisation responsible for this processing. It is an Indonesian association domiciled in Central Jakarta, recognised under Ministry of Law and Human Rights decision AHU-00525.60.10.2014, dated 24 September 2014.

Correspondence address: C/o Istituto Italiano di Cultura Jakarta, Jl. HOS Cokroaminoto No. 117, Menteng, Jakarta 10310, Indonesia.
Privacy contact: ibai@ibai.or.id.

2. What we collect and why

  • Newsletter: your email address and, if you choose to add them, first name and company. We send these to EmailOctopus to manage your subscription, personalise communications and record signup source and subscription status. Double opt-in is enabled: confirm by email before receiving the newsletter. Signup does not make you an IBAI member or subscribe you to members-only updates.
  • Membership requests: membership type, name, email, role or profession, location, company for company applications, and optional phone number and interests. We also save submission time, consent and a request reference. We use these to review and follow up on your application. Required fields are marked in the form; without them we cannot process the request.
  • Event interest: email, the selected event, submission time, consent and a request reference. We use these only to follow up about that event. This does not reserve a ticket, confirm attendance or subscribe you to a newsletter.
  • Event registration and membership administration: details supplied directly to IBAI or through the linked Google RSVP form, including contact, membership, attendance and invoicing or payment information needed for that activity. The website itself does not collect payment-card details.
  • Enquiries: the contact details and information you send by email or WhatsApp, to answer your request and discuss relevant services or sponsorship.
  • Website operation: technical request data processed by hosting providers, including network, device, browser and security information, to deliver and protect the site. Optional analytics are explained below.

Information may also come from your company or a person arranging an application or event on your behalf. Please provide only information needed for your request, not identity documents, health information or other sensitive details unless specifically requested through an appropriate channel.

Current form delivery: membership requests and event-interest records are saved in the website database. Brevo sends membership notifications to IBAI and an acknowledgement to the applicant, and event-interest notifications to IBAI. Failed notifications remain available for controlled retry. An on-screen receipt confirms storage, not email delivery, membership approval or event registration. Contact ibai@ibai.or.id if you need follow-up.

3. Our grounds for using information

We rely on your consent for newsletter subscriptions, event-specific updates and optional website analytics. We process applications and service requests to take steps you request before an agreement and to administer membership or services; some records are also needed to meet legal or accounting obligations. Where applicable, we rely on legitimate interests in answering enquiries, securing systems and documenting association activities, balanced against your privacy and rights.

Visiting the site is not consent to marketing. Newsletter, event-interest and analytics choices are separate. Withdraw consent at any time without affecting processing already carried out lawfully. A team member reviews membership requests; the website does not make automated membership decisions.

4. Your communication choices

Unsubscribe through the link in a newsletter or email IBAI. Optional first name and company fields can be skipped. Ask IBAI to stop event-specific contact by naming the event. Unsubscribing from a newsletter does not delete a membership application or stop essential messages about an existing membership, booking or request.

Email services can record delivery, bounces and unsubscribes. Where enabled for a campaign, they can also record opens and link clicks to assess engagement. Website analytics choices do not control tracking inside an email. Contact us about these records or unsubscribe if you no longer want the communications.

5. Cookies and optional analytics

Google Analytics 4 loads only after you accept analytics. It measures page visits, key link clicks, form starts and successful saved requests, together with device, browser and network information. These measurements do not prove that a newsletter email was confirmed or an external RSVP completed. Our custom analytics events exclude form contents and receipt identifiers; the tag removes page query strings and fragments. Google advertising signals and advertising personalisation are disabled.

Rejecting analytics does not affect access to content or forms. Use Cookie settings in the footer to change your choice. Withdrawal stops future collection from that browser and removes this website’s Google Analytics cookies; it does not automatically erase information Google already received.

Your choice is stored in this browser for up to 180 days. Analytics cookies are configured for up to 180 days. Short-lived session storage prevents duplicate interaction counts. Hosting services may use necessary security or technical cookies. Form protection uses temporary network counters; membership and event-interest counters use hashed identifiers in 15-minute windows, with expired entries removed during subsequent submissions. Newsletter rate limits use temporary server memory.

Read Google’s privacy policy for its processing. Clearing storage or switching device or browser may require another choice.

6. Who receives information

Access is limited to authorised IBAI staff, board members and service providers who need the information for their work. The website uses ChatGPT Sites and its Cloudflare infrastructure for hosting and database storage, EmailOctopus for website newsletter subscriptions, Brevo for transactional notification emails, and Google Analytics for consented website measurement. IBAI also uses Google Workspace for email, documents and administration. Separate IBAI mailing activities may use Mailchimp; the website newsletter form sends to EmailOctopus, not both services.

Relevant information may be shared with event venues, co-organisers, advisers or payment and accounting providers when needed for your activity, or with authorities where legally required. Sponsorship does not by itself entitle a sponsor to subscriber or applicant details. IBAI does not sell personal information.

These cloud services may process information outside Indonesia. Overseas processing must meet applicable transfer requirements, using an adequate level of protection, appropriate binding safeguards or, where the legal conditions require it, your consent. Contact IBAI for information about the providers and safeguards relevant to your records.

7. How long information is kept

We use information for the activity described above and retain it according to its purpose, your choices and applicable legal requirements.

  • Newsletter records: while subscribed. A limited unsubscribe or suppression record may remain to prevent unwanted re-enrolment and document your choice.
  • Website applications, event interest and pending notifications: these currently have no automatic expiry and remain until manually deleted by IBAI. You may request deletion or withdraw event-contact consent using the privacy contact.
  • Separate membership and attendance records: IBAI’s existing retention guideline is the membership period plus up to five years, or up to five years after the event. Accounting duties, disputes or other legal requirements may require longer retention.
  • Analytics: browser choice and cookie periods are described above. Data already sent to Google is subject to the Analytics property’s retention settings; cookie expiry does not itself delete that data.

Deleting a website request and unsubscribing from a newsletter are separate actions. Provider backups can remain until their normal rotation. Where deletion is limited by a legal requirement, we will explain the reason and restrict use as appropriate.

8. Public profiles and event photographs

Corporate profiles contain company names, logos, websites and business descriptions intended for publication. Individual members are not listed in the public company directory. Event photographs and reports document association activities and may appear on the website and IBAI communications. Public material can be viewed worldwide and indexed by search engines.

For a profile correction or photograph review, email IBAI with the page URL and the relevant image or event. We will assess removal or correction requests under applicable law, including your circumstances and any legitimate reason for keeping a record. We cannot control copies already made by independent third parties.

9. Your rights and security

Under applicable data-protection law, including Indonesia’s Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection, you may request information about processing, access and a copy, correction, deletion, withdrawal of consent, restriction or termination of processing, and portability where applicable. You may object to qualifying solely automated decisions, raise a complaint and seek remedies available under law.

Email ibai@ibai.or.id with your request, the email address you used and an event or application reference if available. We may ask for proportionate information to verify your identity. We will handle requests within applicable legal time limits and explain any lawful restriction. You may also complain to the competent authority or seek a legal remedy.

We use access controls and server-side form handling to protect information. No online system is completely secure. If a personal-data breach occurs, IBAI must notify affected people and the competent authority where required by law. The site is intended for adult professionals; if a child has submitted information, contact us so we can address it appropriately.

10. External services and policy changes

Google Forms, WhatsApp, member websites and other external destinations have their own privacy notices. Information submitted to an IBAI-operated form remains part of IBAI’s responsibilities; the platform’s separate processing is covered by its own notice.

We update this policy when relevant activities change and provide further notice or seek consent where required. The revision date appears at the top of this page.